總部的分號(hào)管理制度，主要是通過(guò)統(tǒng)一管理、考核制度和報(bào)告制度。

　　晉商企業(yè)實(shí)行總分支機(jī)構(gòu)制,總號(hào)設(shè)在山西本地,分支機(jī)構(gòu)遍布全國(guó)各地以至國(guó)外。總號(hào)對(duì)分號(hào)實(shí)行集中管理,從分號(hào)的開立、經(jīng)營(yíng)、人員配置、資金、收益等都?xì)w總號(hào)調(diào)度,實(shí)行統(tǒng)一制度、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一核算、統(tǒng)一資金調(diào)度。總號(hào)對(duì)分號(hào)的控制,一是考核制度;二是報(bào)告制度。總號(hào)對(duì)分號(hào)的考核,以“結(jié)利疲帳定功過(guò)”,且以不對(duì)它號(hào)造成損失為原則,否則給予處罰。報(bào)告制度為書面報(bào)告與口頭報(bào)告兩種,書面報(bào)告有正報(bào)、附報(bào)、行市、敘事報(bào)和年終報(bào)告五種,口頭報(bào)告是每日晚上面報(bào)主管、每年兩次大掌柜(或委托欽差)巡視時(shí)分號(hào)掌柜面報(bào)、班期回總號(hào)面報(bào)等。

　　票號(hào)的銀行密押制度，規(guī)避了作業(yè)層的風(fēng)險(xiǎn)，這樣一套系統(tǒng)、行之有效的風(fēng)險(xiǎn)控制措施保證了票號(hào)與客戶雙方的利益，在山西票號(hào)存在的一百多年的時(shí)間里，很少發(fā)生匯票騙領(lǐng)事件。

　　首先，從總號(hào)到每個(gè)分號(hào)，都有專人用毛筆書寫匯票，并將書寫人的字體報(bào)給總號(hào)及各個(gè)分號(hào)，預(yù)留備案。這樣，所有在號(hào)人員都能夠根據(jù)預(yù)留的備案識(shí)別真假。如果需要更換書寫人員，更換后必須立即將字體報(bào)告給總號(hào)及各個(gè)分號(hào)，并預(yù)留備案。

　　其次，匯票寫完后，需要加蓋印鑒，印鑒正中有人物像，周邊刻有小字，以防假冒。同時(shí)，匯票的金額、時(shí)間均設(shè)有暗號(hào)。只有票號(hào)的人才能識(shí)別，持票人不知道，這就是所謂的“認(rèn)票不認(rèn)人”。山西票號(hào)在經(jīng)營(yíng)匯兌的過(guò)程中，還創(chuàng)造了以漢字作為匯票簽發(fā)日期和銀兩數(shù)目代碼的暗號(hào)，機(jī)密度極高。匯票的印刷用麻紙，內(nèi)加水印，每家票號(hào)的用紙、款式、水印都不同，只有各家票號(hào)的人才能識(shí)別，這樣，匯票就很難被偽造。

　　最后，山西票號(hào)還制定了“見票三五日兌付”和兌付后“匯票即焚”制度。這個(gè)制度的意思是票號(hào)在見票之后，要無(wú)償占用顧客款項(xiàng)3到5天，一方面使票號(hào)在見票后有時(shí)間準(zhǔn)備款項(xiàng)，另一方面也是為了安全保險(xiǎn)。對(duì)于持有匯票的人，見票即付當(dāng)然好，但是若是匯票被盜竊或者遺失，來(lái)不及掛失就會(huì)被取走。而“見票三五日兌付”為持票人掛失騰出了時(shí)間，同時(shí)“匯票即焚”又做到了票號(hào)的絕對(duì)保密，維護(hù)了票號(hào)的信譽(yù)。

　　票號(hào)的資金的管理制度，通過(guò)分號(hào)之間資金余缺調(diào)劑、靈活調(diào)撥，一方面保證存、放、匯的順利進(jìn)行，同時(shí)又做到了資金的充分利用。山西票號(hào)分號(hào)很多，但是由于各個(gè)地區(qū)經(jīng)濟(jì)狀況不同，各個(gè)票號(hào)的現(xiàn)金盈虧、行市好壞亦不相同。有的票號(hào)現(xiàn)金盈余，款項(xiàng)放不出去，資金閑置；有的票號(hào)現(xiàn)金短缺，利率上升卻無(wú)款可放。于是，山西票號(hào)運(yùn)用“酌盈濟(jì)虛、抽疲轉(zhuǎn)快”的方法有效地解決了這一矛盾。

　　票號(hào)的經(jīng)營(yíng)管理制度，根據(jù)時(shí)局對(duì)規(guī)模和網(wǎng)點(diǎn)進(jìn)行調(diào)整，有效規(guī)避了盲目擴(kuò)張的風(fēng)險(xiǎn)。山西票號(hào)根據(jù)經(jīng)營(yíng)成本的變化對(duì)存貸款利率和匯水(票號(hào)運(yùn)作的收入為匯費(fèi)，也就是匯水)水平進(jìn)行適時(shí)的升降。例如，逢鏢過(guò)節(jié)利息上升，匯兌存放要謹(jǐn)慎，不宜大額貪做；分號(hào)開設(shè)時(shí)一般只做匯兌，等熟悉市面后再做存放；根據(jù)時(shí)局對(duì)規(guī)模和網(wǎng)點(diǎn)進(jìn)行調(diào)整。八國(guó)聯(lián)軍侵華時(shí)，日升昌的大掌柜適時(shí)撤銷了成都、重慶、廣州、漢口、張家口、開封等地的分號(hào)并且辭退員工，避免了因戰(zhàn)亂導(dǎo)致的更大損失。另外，制定、實(shí)施了一種叫做“預(yù)提護(hù)本”的利潤(rùn)分配制度，即在每次分紅時(shí)，先按一定比例從利潤(rùn)中提取一部分資金用于建立風(fēng)險(xiǎn)基金，并實(shí)行專款儲(chǔ)存，一旦發(fā)生重大意外事件，可以此作為保障，以維持正常經(jīng)營(yíng)。

　　(3)激勵(lì)機(jī)制-身股制，把員工的利益與商號(hào)的整體利益聯(lián)系在一起。

　　晉商之所以成功，就是有一套相當(dāng)完善的激勵(lì)機(jī)制，它的激勵(lì)機(jī)制是什么呢，我們說(shuō)晉商里面工作他的收入可以分為兩塊，一塊收入我們叫做“固定收入”，那么這個(gè)固定收入又分做兩塊，一塊就是你在票號(hào)里邊工作，你的穿、你的吃、你的用，一切都是由票號(hào)給你，實(shí)行“供給制”。有一篇文章，就是一個(gè)票號(hào)的后人回憶他父親在票號(hào)時(shí)候的待遇，他說(shuō)待遇非常優(yōu)厚，比如吃的是每天中午都有肉，而且基本都有酒，冬天還給黃酒，票號(hào)里邊吃的東西基本上是半個(gè)月不重樣，每天都是換一樣，你看這個(gè)吃得非常好。穿的呢，應(yīng)該說(shuō)穿得也非常好，夏天都是絲綢，冬天都是毛料。其他的，比如說(shuō)你在外地工作你要回來(lái)探親，你坐車也好坐船也好，一切費(fèi)用都是由票號(hào)支付。這塊兒我們叫什么呢？叫做供給制，供給制的待遇相當(dāng)好。

　　那么另一塊固定收入叫做“辛金”，這個(gè)辛金就是我們所說(shuō)的工資，那么一般從什么時(shí)候起步呢？通常出徒以后起步，第一年是二兩銀子，第二年是四兩銀子，然后工作了十四年以后銀子漲到了一百兩銀子。一百兩銀子是什么概念呢？歷史學(xué)家計(jì)算，大體上當(dāng)時(shí)的一兩銀子相當(dāng)于現(xiàn)在的二百塊錢，也就是一百兩銀子就是一年的固定工資，就是兩萬(wàn)塊錢，這兩萬(wàn)塊錢就是讓你養(yǎng)家糊口用的。我們說(shuō)這是一部分收入。

　　那么另一部分收入，叫做“身股制”。這個(gè)身股制在晉商里邊是個(gè)特殊的創(chuàng)造，所謂身股制，也就是晉商票號(hào)里邊的股份有兩種稱呼，一種就是前面說(shuō)的銀股，就是東家出的錢，出的資本，叫做銀股；一種叫做身股，這個(gè)身股不是花錢買的，是什么呢，是東家給你的，給你干什么呢，作為你分紅的一個(gè)憑據(jù)，就是你分紅能分多少紅呢--身股制就是讓你參加分紅--能分多少紅就看你的身股有多少。晉商票號(hào)里邊怎么分紅呢？我們比如舉個(gè)例子說(shuō)，假如我們今年的票號(hào)一共盈利是100萬(wàn)，那么當(dāng)年簽訂合約的時(shí)候就講清楚了，比如說(shuō)銀股和身股叫做六四分成，所謂六四分成，也就是這100萬(wàn)兩銀子里邊有60萬(wàn)兩是出錢的東家所獲得的，然后東家根據(jù)他們的股份再去分這60萬(wàn)兩銀子；剩下的40萬(wàn)兩銀子是員工的身股分紅的，你比如說(shuō)一共有100厘的身股，有40萬(wàn)兩銀子，一股就是四千兩銀子。都是按這樣來(lái)分的，那么你分多少就看你身股有多少，然后決定你分多少。這個(gè)身股制我們現(xiàn)在也叫做全員分紅，也就是所有的員工都參與分紅，也就是說(shuō)都根據(jù)你身股的大小來(lái)決定你分紅的多少。大掌柜的身股由東家定，其他員工的身股由大掌柜定，一般大掌柜可分到10厘，二掌柜9厘，三掌柜8厘；其他人按照職務(wù)遞減，也有1厘的；學(xué)徒工不給。一個(gè)普通員工，身股就是三厘，平均每年能分到1075兩銀子；當(dāng)面一個(gè)知縣包括養(yǎng)廉銀在內(nèi)的全部收入不過(guò)如此。也就是山西人口口相傳的“有兒開商店，強(qiáng)過(guò)做知縣”民間諺語(yǔ)的有力佐證。